Mit Mailstore haben Sie eine E-Mailarchivierungslösung mit den Sie ihre E-Mails effizient nutzen und Ihre IT-Umgebung rechtsicher macht. Egal ob kleines oder mittelständisches Unternehmen, mit Mailstore könnt Ihr eure E-Mails archivieren, durchsuchen und organisieren. Denn E-Mails mit Korrespondenz, nach §147 in Deutschland, revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

Vorteile:

Rechtliche Sicherheit

  • DSGVO einhalten

Schutz vor Datenverlust

  • Zentral archiviert

Speicherbedarf reduzieren

  • De-Duplizierung und Komprimierung

Backup und Restore erleichtern

  • One-Click-Restore

Produktivität erhöhen

  • Schnelle Volltextsuche

Unabhängigkeit

  • Durch eine vom E-Mail-Dienst unabhängige Archivierung

 

Fragen zur E-Mail-Archivierung

Welche sollten archiviert werden?

Geschäftliche, die steuerliche oder rechtliche Bedeutung haben.

Wie lange müssen diese verfügbar sein?

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der E-Mail. Bei geschäftlichen E-Mails sind es zwischen 6 und 10 Jahren.

Wie müssen Unternehmen Ihre E-Mails archivieren?

E-Mails sind revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet sie müssen unveränderbar und jederzeit zugänglich sein.

Was bedeutet Revisionssicher?

Revisionssicher bedeutet das die folgenden Punkte zutreffen müssen:

  • vollständig
  • manipulationssicher
  • jederzeit verfügbar
  • maschinell auswertbar

Reicht ein Backup aus?

Ein Backup ersetzt nicht eine rechtssichere Archivierung. . Zwischen den eingegangenen oder versendeten Emails und dem Backup verstreichen Stunden, in denen diese gelöscht oder verändert werden können. Zusätzlich steht im GbBD das diese Emails auffindbar sein müssen, was durch eine E-Mail-Archivierung schneller und leichter möglich ist.

Was passiert, bei einer nicht ordnungsgemäßen Archivierung?

Es kann zu rechtlichen Konsequenzen kommen, einschließlich Bußgeldern und Haftungsrisiken.

 

Fazit

Die E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen unerlässlich, um rechtliche und steuerliche Anforderungen zu erfüllen. Geschäftliche E-Mails müssen revisionssicher, also unveränderbar, vollständig und jederzeit zugänglich, für 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden. Ein Backup allein genügt nicht, da es die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt. Bei Verstößen drohen rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder und Haftungsrisiken. Daher ist eine ordnungsgemäße Archivierung unverzichtbar.

 

Angepasst an eure Bedürfnisse

Wir haben auch eine Lösung für M365!

Microsoft setzt auf geteilte Verantwortung. Microsoft kümmert sich darum die eigenen Dienste verfügbar sind und redundant. Um den Schutz und die Aufbewahrung der Daten ist der Kunde aber selber verantwortlich.

Weitere unterstützende E-Mail-Systeme:

  • Microsoft Exchange Server
  • Google Workplace
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

 

Für weitere Fragen und Anregungen steht Ihnen das Team der HIT gerne zur Verfügung!