Was viele nicht wissen: Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht. Aber was bedeutet das denn nun genau? Welche E-Mails muss ich archivieren?

E-Mails mit folgenden Inhalten:

Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz

  Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

empfangene Handels- und Geschäftsbriefe

Buchungsbelege, Rechnungen, Anfragen, Angebote, Auftragserteilungen, Garantiefälle, Stornierungen u.v.m.

Sowohl verschickte als auch empfangene E-Mails müssen in diesem Fall archiviert werden. Im besten Fall archivieren Sie alle Ihre geschäftlichen E-Mails, damit Sie im Thema Datenschutz auf der sicheren Seite sind. Dabei gibt es einen wichtigen Punkt, den Sie beachten müssen, denn wenn Sie alle Unternehmenspostfächer archivieren, dürfen keine privaten E-Mails Ihrer Mitarbeiter ohne deren Zustimmung archiviert werden. Das heißt im besten Fall erlauben Sie keine privaten E-Mails in den geschäftlichen Postfächern oder Sie holen sich die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter ein.

Neben den rechtlichen Gründen gibt es aber auch noch weitere Vorteile der E-Mailarchivierung.

  • Datenverwaltung: Eine E-Mailarchivierung kann ihren E-Mail-Server entlasten und verbessert die Effizienz der Datenverwaltung.

  • Sicherung von Geschäftsinformationen: Archivierte E-Mails sind eine restsichere Kopie von wichtigen Geschäftsinformationen in Ihren E-Mails. Im Falle von Datenverlust oder Systemausfällen können die E-Mails ohne Informationsverlust zurückgesichert werden.

  • Effektive Suche und Zugriff: Die meisten Archivierungssysteme biete eine effektive Suche und einen intuitiven Zugriff auf Ihre E-Mails, sodass Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern können.

Fragen zu E-Mailarchivierung

Wie sollen Unternehmen E-Mails archivieren?

vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Die archivierpflichtigen E-Mails müssen 6 Jahre verwahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, indem die E-Mail gesendet oder empfangen wurde.

Reicht ein Backup als E-Mail-Archivierung nicht aus?

Meistens ist ein Backup keine rechtssichere Archivierung von E-Mails, denn einige Backups werden nicht so lange gespeichert. Außerdem kann zwischen den eingegangenen oder versendeten E-Mails und dem Backup Stunden verstreichen, in denen die E-Mails gelöscht oder verändert werden können. Aber die E-Mails müssen im Originalzustand vorliegen. Außerdem schreibt der GoBD vor, dass E-Mails auffindbar sein müssen, dass bei einer E-Mail-Archivierung meist schneller und leichter möglich ist, als in einem Backup.

E-Mail-Archivierung und M365

Microsoft setzt bei seinen M365 – Diensten auf das Prinzip der geteilten Verantwortung. Microsoft kümmert sich darum, dass seine Dienste ständig verfügbar sind und redundant ausgelegt, aber um den Schutz und die Aufbewahrung der Daten, ist der Kunde selbst verantwortlich. Daher kümmert sich Microsoft nicht um die rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails. Im Gegenteil, denn gelöschte E-Mails werden von Microsoft nur 30 Tage nachgehalten und dann sind diese endgültig gelöscht. Auch bei einer M365 Umgebung müssen Sie sich um die rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails kümmern. Sprechen Sie uns gerne darauf an.