In der modernen Unternehmenskommunikation sind professionelle E-Mail-Signaturen ein wichtiger Bestandteil des Markenauftritts. Mit CodeTwo E-Mail Signatures 365 bietet sich Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365. Die Software ermöglicht nicht nur einheitliche Layouts, sondern auch die Integration von Marketingelementen, Benutzerfotos und sogar Kundenzufriedenheitsumfragen – alles DSGVO-konform und sicher.

Themenübersicht:

  • Zentrale Verwaltung und Steuerung
  • Integration in Outlook und Cloud
  • Kompatibilität mit allen E-Mail-Clients
  • Design und HTML-Editor
  • Sicherheit und Zertifizierungen
  • Marketingfunktionen und Benutzerfotos
  • Integration mit Entra ID (Azure AD)
  • Ein-Klick-CSAT-Umfragen
  • Vergleich der Signatur-Modi in CodeTwo E-Mail Signatures 365
  • Vorteile für IT und Marketing
  • Lizenzierung und Skalierbarkeit

Funktionen

Zentrale Verwaltung

Mit CodeTwo lassen sich E-Mail-Signaturen und Disclaimer zentral für das gesamte Unternehmen verwalten. Über eine webbasierte Benutzeroberfläche können Administratoren oder berechtigte Benutzer Signaturvorlagen für Gruppen und Einzelpersonen erstellen, ohne dass diese aktiv in den Prozess eingebunden werden müssen. Die volle Kontrolle über das Layout ermöglicht eine konsistente Außendarstellung, und Änderungen werden sofort unternehmensweit übernommen.

HTML-Editor

Der integrierte HTML-Editor von CodeTwo erlaubt es, Signaturen von Grund auf zu gestalten, ohne sich mit komplexem HTML-Code auseinandersetzen zu müssen. Alternativ stehen professionell vorbereitete Vorlagen zur Verfügung, die den Designprozess erheblich beschleunigen. So entstehen hochwertige, markenkonforme Signaturen mit wenigen Klicks.

Integration mit Entra ID (Azure AD)

Die Software nutzt Microsoft Entra ID / Azure Active Directory, um dynamische Platzhalter wie Name, Position, Abteilung oder Telefonnummer automatisch zu aktualisieren. So entstehen personalisierte Signaturen, ohne dass für jeden Benutzer eine eigene Vorlage erstellt werden muss. Auch benutzerdefinierte Attribute wie Initialen werden unterstützt.

Umfragen

Ein weiteres Highlight sind die Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen (CSAT). Diese lassen sich direkt in die E-Mail-Signatur integrieren und ermöglichen es Kunden, ihre Erfahrungen mit einem einzigen Klick zu bewerten. Unternehmen erhalten Echtzeit-Feedback, das sich direkt in Berichten und Benachrichtigungen widerspiegelt – eine einfache und effektive Methode zur Messung der Kundenzufriedenheit.

Vergleich der Signatur-Modi in CodeTwo E-Mail Signatures 365

CodeTwo E-Mail Signatures 365 bietet drei verschiedene Betriebsmodi zur Verwaltung und Einbindung von E-Mail-Signaturen – je nach Anforderungen und technischer Umgebung im Unternehmen.

Outlook-Modus

Im Outlook-Modus werden die Signaturen direkt beim Verfassen der E-Mail in Outlook oder Outlook im Web (OWA) angezeigt. Benutzer sehen ihre personalisierte Signatur sofort, was besonders hilfreich für die visuelle Kontrolle und Anpassung ist. Die Signaturen werden über das CodeTwo Web Add-In bereitgestellt, das zentral über das Microsoft 365 Admin Center verteilt wird.
Dieser Modus eignet sich ideal für Teams, die hauptsächlich mit Outlook arbeiten und eine gewisse Gestaltungsfreiheit bei ihren Signaturen wünschen.

Cloud-Modus

Der Cloud-Modus funktioniert serverseitig und ist vollständig unabhängig vom verwendeten E-Mail-Client. Egal ob Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder mobile Geräte – die Signatur wird automatisch über den CodeTwo-Dienst eingefügt, ohne dass der Client beteiligt ist.
Benutzer sehen die Signatur erst nach dem Versand, was zwar weniger interaktiv ist, aber eine vollständige Konsistenz und Automatisierung gewährleistet. Dieser Modus ist ideal für Unternehmen mit vielfältigen E-Mail-Clients und mobilen Endgeräten, die eine einheitliche Außendarstellung sicherstellen möchten.

Combo-Modus

Der Combo-Modus kombiniert die Vorteile von Outlook- und Cloud-Modus. Administratoren behalten die zentrale Kontrolle, während bestimmte Benutzergruppen – etwa das Marketing-Team oder Führungskräfte – ihre Signaturen individuell anpassen können.
Diese hybride Lösung bietet maximale Flexibilität und eignet sich besonders für Organisationen mit unterschiedlichen Anforderungen, die sowohl automatisierte Prozesse als auch Benutzerinteraktion benötigen.

Vorteile für IT und Marketing

Mit CodeTwo E-Mail Signatures 365 profitieren sowohl IT-Abteilungen als auch Marketing-Teams von einer klaren Rollenverteilung und effizienteren Arbeitsprozessen. Die IT wird deutlich entlastet, da sie nicht mehr für die manuelle Pflege oder individuelle Anpassung von E-Mail-Signaturen zuständig ist. Stattdessen können Administratoren zentrale Regeln und Vorlagen definieren, die automatisch auf alle Benutzer angewendet werden.

Gleichzeitig erhalten Marketing-Teams neue Freiheiten, denn sie können eigenständig Signaturinhalte wie Banner, Logos oder Social Media Buttons verwalten – ganz ohne zusätzliche Tools. So lassen sich gezielte Kampagnen direkt über die E-Mail-Signatur steuern und flexibel anpassen.

Das Ergebnis: schnellere Umsetzungen, höhere Markenwirkung und effiziente Zusammenarbeit zwischen Technik und Kommunikation.

Sicherheit

  • Microsoft 365-zertifiziert
  • ISO/IEC 27001 & 27018
  • DSGVO-, HIPAA- und PCI-konform
  • Höchste Bewertung bei SecurityScorecard
  • Cyber Essentials zertifiziert

Lizenzierung und Skalierbarkeit

CodeTwo E-Mail Signatures 365 ist nicht nur funktional vielseitig, sondern auch flexibel – ideal für Unternehmen jeder Größe, vom kleinen Team bis zum internationalen Konzern.

Die Lizenzierung erfolgt pro Benutzer oder freigegebenem Postfach, dessen E-Mails über den CodeTwo-Dienst verarbeitet werden – entweder im Cloud-Modus oder über das Outlook-Add-In. Alle Funktionen sind in einem einzigen Plan enthalten, darunter unbegrenzte Signaturvorlagen, automatisierte Regeln, CSAT-Umfragen, Marketingbanner und technischer Support.

Administratoren können mehrere Microsoft 365-Tenants verwalten und individuelle Einstellungen für verschiedene Teams oder Standorte vornehmen. Die Lösung ist damit voll skalierbar.

 

Für weitere Fragen und Anregungen steht Ihnen das Team der HIT gerne zur Verfügung!